Действенное управление ресурсами — один из главных качеств ИТ-менеджмента и управления проектами. В критериях многопроектной среды критически принципиально балансировать нагрузку профессионалов, обеспечивать контроль сроков, управлять ограничениями по ресурсам и минимизировать опасности переработки.
На рынке существует огромное количество инструментов для планирования и учета ресурсов, но их внедрение не постоянно оправданно: они требуют значимых издержек, а их функционал может не учесть специфику определенных действий. В ряде всевозможных случаев еще эффективнее употреблять уже имеющиеся решения, дополняя их точечно необходимыми способностями, которые можно стремительно и экономно адаптировать.
Классические подходы, такие как статические таблицы либо ручное планирование, стремительно устаревают: данные теряют актуальность, а личные оценки менеджеров не постоянно отражают настоящую загрузку команды. Чтоб решить эту делему, мы разработали Workload Manager — инструмент управления загрузкой служащих на базе Excel и Power Query, который дозволяет в режиме настоящего времени рассматривать рабочую нагрузку, предсказывать занятость и оперативно перераспределять задачки.
Рассказываем, как этот инструмент посодействовал нам повысить прозрачность планирования и создать управление ресурсами наиболее прогнозируемым.
Главные вызовы в ресурсном планировании ИТ-проектов
В рамках управления проектами и управления ИТ-ресурсами мы столкнулись с рядом обычных заморочек.
-
Нехватка аналитики по загрузке служащих. В критериях одновременного ведения 10+ проектов сотрудники участвуют в нескольких инициативах, и без одного дашборда трудно осознавать настоящую занятость команды.
-
Недостаток ресурсов и переработки. Без действенного контроля задач появлялись ситуации, когда одни спецы были перегружены, а остальные недозагружены.
-
Трудности с управлением сроками. Из-за недочета животрепещущих данных по рабочей загрузке появлялись срывы дедлайнов, перераспределение ресурсов в крайний момент и рост количества незапланированных задач.
-
Воздействие конфигураций в бизнес-проектах. Наши ресурсы привлекаются для реализации бизнес-инициатив, и конфигурации характеристик этих проектов впрямую отражаются на загрузке подразделения. В неких вариантах мы практически передаем свои ресурсы во наружное управление.
Чтоб убрать эти препядствия, мы разработали Workload Manager, который заавтоматизировал процесс сбора и анализа данных о загрузке профессионалов.
Как мы улучшали управление ресурсами при помощи Excel и Power Query?
В дополнение к имеющимся инструментам (MS Project, Jira Portfolio, SAP PPM, Primavera P6) мы решили сделать гибкое и обычное решение на базе Excel и Power Query. Таковой подход дозволил нам стремительно ввести его без доп издержек на лицензирование и обучение (педагогический процесс, в результате которого учащиеся под руководством учителя овладевают знаниями, умениями и навыками).
При всем этом мы соображали, что далековато не постоянно целенаправлено сходу инвестировать в доработку энтерпрайз-систем либо приобретение новейших модулей. Это может занять месяцы и востребовать значимых бюджетов. Заместо этого мы избрали наиболее удобный путь — употребляли уже доступные инструменты, дополнив их подходящими функциями. Данный подход дозволил нам получить рабочее решение тут и на данный момент, без долгого ожидания и сложных согласований.
1. Централизованный учет проектов и задач.
Все проекты фиксируются в централизованном реестре проектов. Тут содержится информация о любом инициированном проекте. Внедрение Power Query дозволяет загружать животрепещущие данные из наружных систем учета (к примеру, таймшитов либо CRM), минимизируя ручной ввод и риск ошибок.
2. Автоматическое распределение задач.
Все назначенные задачки фиксируются с привязкой к определенным ресурсам. Данные автоматом обновляются из ресурсных планов проектов, что дозволяет учесть конфигурации в рабочем ранце без ручного вмешательства. Инструмент автоматом рассчитывает баланс загруженности профессионалов и предупреждает о возможных перегрузках.
К примеру, если аналитик занят наиболее чем на 100% FTE, инструмент говорит о перегрузке и мы пересматриваем ценности задач либо отыскиваем доп ресурсы.
3. Контроль сроков и отклонений от планов.
Один из главных функционалов — автоматический мониторинг дедлайнов и прогнозирование отклонений.
-
Желтоватая маркировка — задачки, срок которых подступает к окончанию, но работа по ним еще не выполнена.
-
Красноватая маркировка — задачки, которые уже вышли за рамки согласованных сроков, требуют незамедлительного вмешательства.
Решение учитывает и анализирует разницу меж запланированными и фактическими сроками, помогая руководителям проектов оперативно реагировать на отличия.
4. Прогнозирование загрузки и управление ресурсами.
Workload Manager дозволяет строить прогнозы на базе исторических данных. Инструмент агрегирует данные и сформировывает:
-
прогноз рабочей перегрузки на 3-6 месяцев вперед;
-
коэффициент переработки;
-
выявление узеньких мест;
-
неиспользуемые ресурсы;
-
аналитику для корректировки ресурсных планов и оптимизации трудозатрат в будущих проектах.
Таковым образом, менеджеры могут заблаговременно планировать перераспределение задач либо корректировать проектные ценности.
5. Учет отпусков и доступности служащих.
Очередной принципиальный фактор в управлении ресурсами — учет отсутствий (отпусков, больничных, командировок). Инструмент автоматом говорит, если на сотрудника назначена задачка, но он недоступен. Это дозволяет избежать ошибок при планировании и учесть настоящие доступные ресурсы.
Результаты внедрения Workload Manager
Опосля внедрения Workload Manager процесс ресурсного планирования стал структурированным и прозрачным.
-
Прозрачное управление рабочей перегрузкой — сейчас у нас постоянно животрепещущие данные по загрузке служащих.
-
Балансировка перегрузки — сократились перегрузки профессионалов,повысилась равномерность распределения задач.
-
Усовершенствованный контроль дедлайнов — проактивное реагирование на потенциальные срывы сроков.
Вывод: почему автоматизация ресурсного менеджмента критически принципиальна?
Грамотное управление ресурсами в ИТ — это не попросту планирование задач, а стратегическое управление рабочими активами.
Внедрение Workload Manager на базе Excel и Power Query позволило нам заавтоматизировать процесс планирования без сложных внедрений и доп издержек. Таковой подход дает возможность руководителям оперативно приспособиться к изменениям, минимизировать утраты производительности и принимать решения на базе данных.
В критериях роста количества ИТ-проектов и ограниченности человечьих ресурсов автоматизация ресурсного планирования — это не функция, а необходимость.
—
Алия Базеева,
управляющий проектов отдела развития ИТ-инфраструктуры ООО «ЦКР-ИТ»